Praktyczne aspekty wdrożenia outsourcingu w firmie – Jak zrobić to dobrze?

Wdrożenie outsourcingu w firmie, czyli przekazanie części zadań zewnętrznym usługodawcom, to coraz powszechniejsza strategia zwiększania efektywności operacyjnej biznesu. Aby jednak outsourcing przyniósł oczekiwane korzyści, proces ten musi zostać najpierw starannie zaplanowany. Co należy wiedzieć przed zdecydowaniem się na ten krok?

Przede wszystkim, proces wdrożeniowy powinien zostać poprzedzony dokładną analizą potrzeb firmy. Najpierw należy zidentyfikować obszary działalności, których ma on dotyczyć. Mogą być nimi chociażby IT, księgowość, HR, czy logistyka, ale także prace fizyczne. Kluczowe jest również określenie celów, których realizację ma umożliwić skorzystanie z zewnętrznych usług. Outsourcing pozwala bowiem m.in. na redukcję kosztów, poprawę jakości świadczeń, czy też koncentrację na innych obszarach działalności firmy. Może on pomóc firmie zarówno w rozwoju, jak i wyjściu z kryzysu czy dostosowaniu się do zmiennych warunków rynku. Warto mieć również na uwadze, że outsourcing zazwyczaj przybiera formę długofalowej współpracy, a nie pojedynczego zlecenia.

– Outsourcing nie jest procesem statycznym – wymaga ciągłej adaptacji i doskonalenia. Firmy muszą być gotowe na zmiany i elastycznie reagować na nowe potrzeby biznesowe – komentuje Małgorzata Koska-Stępak, prezes firmy Easttrees

Po określeniu potrzeb oraz celów, kolejnym krokiem powinna być analiza dostępnych na rynku opcji. Znajduje się bowiem na nim wiele firm, których specjalizacje różnią się od siebie. Dany usługodawca może bowiem sprawdzić się w IT, ale nie być w stanie prowadzić prac magazynowych. Profil potencjalnego dostawcy musi odpowiadać określonym wcześniej potrzebom firmy.

Gdy mamy to już za sobą, konieczne jest zarysowanie klarownych warunków umowy. To jeden z najważniejszych etapów wdrażania outsourcingu, gdyż jakiekolwiek niedomówienia mogą prowadzić do przyszłych nieporozumień i różnic w oczekiwaniach. Nie trzeba chyba dodawać, że nie wpływa to korzystnie na efektywność współpracy.

Wdrożenie outsourcingu wiąże się również z koniecznością odpowiedniego przygotowania organizacji. Pracownicy powinni zostać poinformowani o planowanych zmianach, ich przyczynach oraz korzyściach, jakie mogą z nich wynikać. W zapewnieniu płynnego przejścia i minimalizacji zakłóceń działalności mogą pomóc szkolenia dla pracowników, którzy będą mieli kontakt z zewnętrzną firmą.

Choć to ostatni etap procesu wdrożeniowego, nie należy zapominać, że efektywne zarządzanie relacjami z zewnętrznym dostawcą jest kluczowe dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Pozwalają na to chociażby regularne spotkania, bieżące monitorowanie stanu realizacji usług, czy zbieranie feedbacku od pracowników.

Ważne jest również, aby dostawca usług był proaktywny i proponował innowacyjne rozwiązania, które mogą przyczynić się do dalszej optymalizacji procesów – zauważa Małgorzata Koska Stępak – Regularna ocena wyników i wprowadzanie usprawnień pozwala na maksymalizowanie korzyści płynących z outsourcingu i zapewnienie firmie przewagi konkurencyjnej na rynku – puentuje.