Potrzebne strategiczne myślenie na linii biznes – IT

Organizacje skupione na „tu i teraz” działalności operacyjnej, nie są w stanie skutecznie realizować cyklu zmian. Tak brzmią główne wnioski raportu z badania przygotowanego przez Infovide-Matrix SA we współpracy z miesięcznikiem BANK pod patronatem Związku Banków Polskich i Forum Technologii Bankowych.
 
Badanie ankietowe zostało przeprowadzone na grupie największych polskich instytucji finansowych, których suma aktywów stanowi około 48 proc. wartości wszystkich komercyjnych banków w Polsce. W badaniu wzięli udział członkowie zarządu, dyrektorzy pionu IT oraz przedstawiciele najwyższego kierownictwa związanego z tym obszarem w firmach. Celem badania było określenie poziomu dojrzałości stosowanych praktyk we wszystkich obszarach związanych z zarządzaniem zmianą i inwestycjami w IT. Oceniano także skuteczność narzędzi wykorzystanych do zarządzania zmianami systemów IT i samymi inwestycjami.

„W badanych instytucjach najwyższą dojrzałość reprezentują procesy i narzędzia o charakterze operacyjnym. Dziś trzeba szukać innych miejsc pozwalających na usprawnienia i podniesienie efektywności działań IT. Istotne korzyści są możliwie do osiągnięcia w obszarze strategicznym na styku biznesu z IT” – powiedział Borys Stokalski, współautor raportu, Wiceprezes Zarządu Infovide-Matrix SA.
      
Analiza wykazała istnienie różnic w horyzontach czasu planowania strategicznego pomiędzy biznesem i IT. W 15 proc. organizacji strategie biznesowe obejmują dłuższy horyzont czasowy niż strategie IT. Może to oznaczać, że IT nie jest w stanie w pełni wykorzystać informacji pochodzących z biznesu do sprawnego zarządzania swoją infrastrukturą. W 10 proc. ankietowanych instytucji występuje sytuacja odwrotna – horyzont strategicznego planowania IT jest dłuższy niż horyzont strategicznego planowania w biznesie. W pewnych obszarach – takich jak rozwój oferty – taka sytuacja może wynikać z drastycznego skracania cykli biznesowych, takich jak cykl życia produktów. Niezależenie od przyczyn mamy tutaj do czynienia z niekorzystnym zjawiskiem utrudniającym ocenę opłacalności inwestycji technologicznych, a zatem niekorzystnie wpływającym na efektywność inwestycji IT.

 „Działalność banków charakteryzuje dzisiaj ciągła zmiana wymuszana przez otoczenie biznesowe i silną konkurencję. Umiejętność szybkiego i częstego dostosowywania (adaptacji) do zmieniających się warunków jest pożądaną cechą organizacji bankowych. W organizacjach adaptacyjnych strategia biznesowa jest wprost strategią IT. Biznes ściśle integruje swoje cele z celami IT. Buduje jeden organizm działający według wspólnych reguł zarządzania zmianami, które podyktowane są tymi samymi czynnikami zewnętrznymi” – powiedział Bartosz Hoński, Manager w grupie kompetencyjnej konsulting w Infovide-Matrix SA. 

Badanie wykazało, że najwyższy poziom dojrzałości procesów zarządzania zmianą IT zauważalny jest w obszarze zarządzania kosztami IT (poziom dojrzałości – powyżej 50 proc.), a najniższy w obszarach zarządzania wartością IT (poziom dojrzałości – poniżej 30 proc.).

Główne wyniki badania „Poziom dojrzałości zarządzania zmianą IT w bankach”:
 

• w obszarze strategii, który odnosi się do aktywności z wiązanych z zarządzaniem strategicznym działem IT: „Co piąty badany bank nie posiada strategii dla działań IT.”
  Wyniki pokazują, że ponad 20 proc. badanych banków nie posiada strategii biznesowej sformułowanej w sposób, który umożliwiałby jej wykorzystanie jako podstawy do tworzenia strategii IT. W pozostałych, funkcjonuje zarówno zdefiniowana strategia biznesowa, jak i zdefiniowana strategia IT. 60 proc. spośród ankietowanych zauważa konieczność tworzenia strategii dla poszczególnych obszarów IT. 
   
• w obszarze architektury, „100 % respondentów posiada wdrożony, jest w trakcie wdrożenia lub planuje wdrożenie katalogów usług – zarówno na poziomie biznesowym, jak i technicznym.”
  Jest to odzwierciedlenie obecnego poziomu popularności biblioteki ITIL, czyli zbioru rekomendacji dla organizacji IT, z których powstała międzynarodowa norma zarządzania usługami informatycznymi. W około 70 proc. banków dobre praktyki zarządzania usługami są na etapie wdrażania lub dopiero planuje się ich wdrożenie. Podobnie wygląda sytuacja, jeżeli chodzi o wykorzystanie modeli architektury (obecnej i docelowej) oraz tzw. map rozwoju. Ponad 70 proc. banków zapewnia wykorzystanie wyżej wymienionych narzędzi lub jest właśnie na etapie planowania czy wdrożenia.

  „Zarówno popularność ITIL jak i wpływ koncepcji architektury usługowej (SOA) na kształtowanie procesów oraz wspierających je rozwiązań IT sprzyjają budowaniu nowoczesnych instytucji finansowych. Doskonalenie zarządzania usługami oraz elastyczna automatyzacja procesów biznesowych z wykorzystaniem dostępnych dziś platform informatycznych zapewnia coraz wyższy poziom elastyczności organizacji w adaptacji do zmieniających się warunków prowadzenia działalności” – powiedział Bartosz Hoński z Infovide-Matrix SA
   

• w obszarze realizacji, który odnosi się do praktyk i procesów wykorzystywanych podczas realizacji zaplanowanych zmian: „Niemal 100 proc. respondentów twierdzi, że posiada wdrożone mechanizmy monitorowania portfela projektów.”
  Podobna sytuacja istnieje w obszarze metodyk i procedur zarządzania projektami – gdzie jej posiadanie i stosowanie deklarują wszyscy ankietowani. Natomiast 20 proc. banków nie zamierza korzystać z narzędzi do monitorowania czasu pracy, podczas gdy u pozostałych są to produkty już wykorzystywane lub w trakcie wdrożenia. 100 proc. respondentów posiada wdrożone lub wdrażane plany zachowania ciągłości działania, obejmujące swoim zakresem wszystkie zasoby IT banku, jak również procesy sprzedaży, fakturowania, księgowości i obsługi klienta. 
   
• w obszarze pomiaru rezultatów, który odnosi się do aktywności związanych z monitorowaniem efektywności działu IT w organizacji: „Zaledwie 15 proc. banków może pochwalić się wykorzystaniem zdefiniowanych, mierzalnych i kontrolowanych narzędzi w realizacji celów strategicznych.”
  W przypadku 75 proc. są to narzędzia dopiero wdrażane lub planowane. Z badania wynika również, że około 10 proc. banków nie rozważało ich stosowania.
  100 proc. respondentów mówi o zarządzaniu budżetem na wydatki zewnętrze, 95 proc. wykorzystuje narzędzia do zarządzania budżetem wewnętrznym, a pozostałe 5 proc. planuje w najbliższym czasie wprowadzenia takiego narzędzia.
  Jeśli chodzi o wykorzystywanie mierników, to najczęściej stosowane są mierniki jakości – prawie 70 proc. banków posiada już wdrożone lub jest właśnie w trakcie ich wdrażania. Jeśli chodzi o mierniki efektywności i jakości, podobny stan raportuje około 60 proc. ankietowanych.

  „Pomiar rezultatów pomaga w podejmowaniu decyzji. Daje podstawę do działań optymalizujących. Obserwacja mierników daje wymierny obraz pożądanej poprawy. Cała trudność polega na zdefiniowaniu odpowiedniego zestawu wskaźników dających się skutecznie mierzyć. W pomiarze dużą role odgrywają narzędzia wspierające, których brak często istotnie ogranicza możliwości stosowania wskaźników” – powiedział Bartosz Hoński.    

Bez strategicznego myślenia o IT będzie trudno dyskutować o możliwościach i szansach, jakie IT może dostarczyć firmie. Przy dzisiejszym poziomie skomplikowania infrastruktury informatycznej nie jest możliwe efektywne zarządzanie organizacją przy zupełnym braku systemów i rozwiązań wspierających procesy zmian na każdym etapie.