Agnieszka Guła 
Firma Sage sp. o.o., wiodący producent i dostawca oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla sektora MSP w Polsce, zdecydowała się zastosować wygodne w obsłudze i uniwersalne narzędzie elektronicznej pieczęci, która – zgodnie z obowiązującymi od początku roku przepisami – gwarantuje integralność oraz autentyczność faktur elektronicznych.
„W nowej Symfonii wystawiając fakturę podpisuję ją e-pieczęcią i już mam e-fakturę zgodną z rozporządzeniem. Bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego i bez systemu EDI. Funkcja ta jest dostępna w standardowej wersji Symfonii, bez żadnych dopłat, trzeba jednak posiadać moduł e‑Dokumenty. Pieczęć elektroniczna to sposób na redukcję kosztów.”– wyjaśnia Renata Kotecka , Analityk Biznesowy z Działu Zarządzania Produktami Sage Sp. z o.o., która jest współautorem e‑pieczęci Sage.
Elektroniczna pieczęć na bazie Windows – prostota zgodna z ustawą
Pieczęć elektroniczna podpisuje e-faktury, tak by były one zgodne z rozporządzeniem. Opracowany przez Sage mechanizm wykorzystuje gotowe możliwości systemu Windows. Pieczęć elektroniczna jest formą podpisu cyfrowego, zawierającego ciąg znaków generowanych przez Windows, która pozwala zidentyfikować nadawcę faktury. E-pieczęć jest generowana w trakcie konfiguracji programu, a potem używana do podpisywania e‑faktur. Pieczęć jest przypisana firmie – a nie użytkownikowi, co oznacza, że można ją stosować na kilku komputerach, które mają zainstalowany system e-Dokumenty.
W ten sposób, elektroniczny dokument spełnia wymóg autentyczności pochodzenia oraz integralności treści. Dzięki e-pieczęci odbiorca wie, czy po podpisaniu faktury nie była ona modyfikowana. Dodatkowo, każda operacja wykonana w programie Symfonia e-Dokumenty jest rejestrowana, wraz z informacją o użytkowniku, który jej dokonał. „Zależało nam na stworzeniu narzędzia uniwersalnego, innego od dotychczas forsowanych rozwiązań bazujących na podpisie kwalifikowanym, który dla znacznej części sektora MSP stanowi barierę kosztową. Wykorzystaliśmy standardowe, gotowe mechanizmy dostępne w Windows. Mamy nadzieję, że dzięki stworzeniu prostego, bezpiecznego i wygodnego w obsłudze narzędzia pieczęci elektronicznej, e-faktury upowszechnią się wśród polskich przedsiębiorstw” – dodaje Renata Kotecka.
„Jeśli ktoś już wykorzystuje kwalifikowany podpis elektroniczny, może go nadal używać, właśnie dla zabezpieczenia naszych e-Dokumentów. Wybór rodzaju zabezpieczenia zależy od użytkownika. Różnica polega na tym, że elektroniczna pieczęć jest wygodniejsza do stosowania: nie uzależnia bowiem działalności firmy od obecności osoby, do której przypisany jest kwalifikowany podpis elektroniczny. E-pieczęć jest przypisana do firmy a nie do danej osoby.”– tłumaczy Renata Kotecka z Sage.
Aplikacja e-Dokumenty wchodzi w skład Systemu Symfonia w wersji 2012. Nowy moduł pełni także rolę repozytorium dokumentów elektronicznych i odpowiada za podpisywanie, wysyłanie i weryfikację e-faktur. e-Dokumenty pracują na własnej bazie danych MySQL. Program jest zintegrowany z pozostałymi produktami z linii Symfonia, co pozwala np. w sposób automatyczny księgować faktury elektroniczne w programie finansowo-księgowym.
Więcej informacji o nowym rozwiązaniu e-Dokumenty: http://www.e-dek.com.pl.
Ile kosztuje system e-Dokumenty?
Sage uzależnia opłaty za korzystanie z e-Dokumentów wyłącznie od liczby faktur zgromadzonych w bazie danych. To oferta typu „prepaid”: nowy użytkownik nabywa, wraz z licencją modułu, jeden z kilku pakietów ilościowych do wyboru. Najtańsza wersja – z limitem 500 faktur – kosztuje tylko 229 złotych, czyli mniej niż koszt utrzymania infrastruktury elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Za możliwość archiwizacji 1000 faktur trzeba zapłacić jedynie 390 zł, a za pakiet 5000 faktur zaledwie 890 zł. Kolejne pakiety można dokupywać sukcesywnie, w miarę wykorzystania wcześniejszych limitów. Użytkownicy usług abonamentowych (Symfopakietów) otrzymali aplikację e-Dokumenty za darmo, w ramach ostatniej aktualizacji Systemu Symfonia.
O e-fakturach w Polsce
Z początkiem tego roku nowy pakiet rozporządzeń zliberalizował przepisy regulujące obrót fakturami w formie elektronicznej. Polska jest pierwszym krajem, który już wprowadził wytyczne z dyrektywy UE, co skutkuje najbardziej zliberalizowanymi przepisami w tym zakresie.
Ustawodawca wskazuje, że elektroniczne faktury muszą być zabezpieczone pod kątem autentyczności pochodzenia i integralności ich treści. Oznacza to, że przedsiębiorca posługujący się fakturą elektroniczną zobowiązany jest wykazać, że:
- po pierwsze, dane na fakturze pozostającej w obiegu nie uległy zmianom;
- po drugie, że zastosowana forma elektroniczna daje absolutną pewność identyfikacji nadawcy i odbiorcy faktury.
Do końca 2010 r., zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami, faktury należało drukować i archiwizować w formie papierowej. Organizacje, które chciały korzystać z elektronicznych faktur, musiały wyposażyć się np. w kosztowny system EDI lub podpisywać faktury cyfrowym podpisem kwalifikowanym, odnawianym corocznie – co wiąże się także z opłatami i z technicznego punktu widzenia bywa uciążliwe.
