Mateusz Siedlecki 
Nie ulega wątpliwości, że tradycyjne sale konferencyjne, z uwagi na swoje ograniczenia funkcjonalne i nastawienie na tylko jedną grupę docelową, są już rynkowym przeżytkiem. Współczesne projekty tego typu przestrzeni bazują przede wszystkim na multifunkcjonalności, dzięki czemu inwestorzy dysponują atrakcyjną i co najważniejsze – całoroczną ofertą skierowaną do szerszego grona odbiorców. Jak zatem prezentują się najnowsze trendy w projektowaniu sal konferencyjnych?
Wielofunkcyjność i komfort
W ostatnich latach mieliśmy do czynienia z wyraźnym zwrotem w stronę wielofunkcyjności, rozumianej jako uelastycznienie projektowanych przestrzeni, dające dużo większą dowolność w zakresie ich aranżacji. Oprócz samej możliwości dokonania zmian aranżacyjnych, wynikających z aktualnych potrzeb, równie istotne są łatwość i czas w jakim mogą one zostać przeprowadzone. Architekci zwracają również uwagę, że oprócz funkcjonalności i wielości możliwości aranżacyjnych, nie można zapominać o komforcie i zapewnieniu dobrego samopoczucia użytkownikom danej przestrzeni.
Projektowanie sal konferencyjnych obecnie dynamicznie ewoluuje, aby sprostać zmieniającym się potrzebom biznesu i wykorzystać możliwości dostępne dzięki rozwojowi technologii – mówi Magdalena Kluba Lider Zespołu, Dział Projektów Wnętrz Iliard Archtecture & Interior Design. Współczesne sale konferencyjne muszą być nie tylko funkcjonalne, ale również elastyczne, zrównoważone i przyjazne użytkownikom o zróżnicowanych potrzebach, także potrzebnych dla osób o ograniczeniach ruchowych. Dobrze zaprojektowana przestrzeń pozwala zatem zapewnić klientom nie tylko przestrzeń do pracy, ale i kompleksową usługę oraz dodatkowe możliwości, dostępne dzięki dobrej znajomości potrzeb rynku. Dobrze zaprojektowane sale konferencyjne stają się miejscem, które wspiera produktywność, kreatywność i rozwija współpracę.
Na ogromne znaczenie komfortu i przyjaznego charakteru projektowanych przestrzeni zwraca również uwagę Monika Loewenau – Solis, manager i architekt z biura architektonicznego Design Anatomy:
Sale konferencyjne coraz częściej są obecnie projektowane jak wnętrza domowe lub kawiarnie. Coraz częściej można w nich znaleźć wygodne fotele i sofy, które zastępują typowe, znacznie mniej wygodne krzesła. Na podłogach szybko zmywalna nawierzchnia zamieniania jest na miękkie dywany, a oświetlenie zapewnia rozproszone światło, także pochodzące z lamp podłogowych, a nie tylko z podwieszonego, kasetonowego sufitu. Dzięki temu, takie wnętrze może być wykorzystywane także jako sala do mniej oficjalnych spotkań, ale też miejsce relaksu i spotkań zespołu przy kawie. Przy projektowaniu prywatnych sal konferencyjnych biur, w których znajduje się kilka sal konferencyjnych, warto zaprojektować je w różnym charakterze, pozwalając na dobór przestrzeni w zależności od celu spotkania. Bardzo pomocne są w tym także ściany składane, pozwalające na łączenie kilku sal w jedną dużą przestrzeń lub wydzielenie mniejszych sal do spotkań o bardziej kameralnym czy wręcz klubowym charakterze.
Zmiany stawiają wyzwania także dla branży fit-out. Jak podkreśla Daniel Ochońko, prezes zarządu Trust Us, spółki specjalizującej się wyposażaniu wnętrz obiektów komercyjnych:
Nadrzędną cechą nowoczesnych sal konferencyjnych jest ich wielofunkcyjność, która powinna iść w parze z odpowiednim designem. Dobrze zaprojektowana przestrzeń ma służyć nie tylko do organizacji konferencji, ale też bankietów, balów, wesel, targów czy nawet wydarzeń sportowych. Kluczową rolę odgrywa tu dobrze przemyślany system mobilnych ścian, które znacznie poszerzają możliwości aranżacji przestrzeni.
Technologie i akustyka
Absolutnym „must have” współczesnych przestrzeni konferencyjnych jest implementacja i integracja systemów, dzięki którym możliwe jest prowadzenie stabilnej wideokonferencji o wysokiej jakości obrazu i dźwięku z uczestnikami na całym świecie. Coraz częściej pojawiają się również tablice interaktywne i monitory dotykowe ułatwiające prezentację, notowanie oraz współpracę pomiędzy uczestnikami.
Sale wyposażane są w zaawansowane systemy do telekonferencji i nagłośnienia, integrujące różne narzędzia do komunikacji – mówi Monika Loewenau–Solis z Design Anatomy. Co ważne, należy pamiętać, że nowoczesne technologie mają zapewnić łatwość w obsłudze, niezawodność i profesjonalizm, a nie utrudniać i zniechęcać. Dobrze zaprojektowane multimedia mają być intuicyjne i komfortowe nawet dla użytkowników na co dzień nie korzystających w swojej pracy z nowych technologii. Warto wykorzystywać dostępne obecnie możliwości do sterowania oświetleniem za pomocą pilota, co także pozwala spełnić funkcję dopasowania klimatu sali do indywidualnych potrzeb, zapewnić komfort i elastyczność. Duże znaczenie mają systemy umożliwiające zaprogramowanie zróżnicowanych, predefiniowanych scen wnętrz, dopasowanych do rodzaju spotkania – telekonferencji, prezentacji, nieoficjalnych, klubowych spotkań.
Wspomniana multifunkcjonalność i wynikająca z niej możliwość organizacji wielu różnorodnych eventów w tym samym czasie niesie za sobą konieczność stworzenia optymalnych warunków akustycznych dla uczestników wszystkich wydarzeń. Chodzi tu zarówno o zagwarantowanie wysokiej jakości dźwięku dla większych eventów, jak i o zapewnienie ciszy dla tych bardziej kameralnych. Jak podkreśla Magdalena Kluba z Iliard Archtecture & Interior Design:
W przypadku wielofunkcyjnych sal konferencyjnych, do których podziału wykorzystywane są ściany mobilne, niezbędne jest stosowanie rozwiązań zapewniających doskonałe parametry akustyczne materiałów, żeby możliwe było zrealizowanie całkowicie odmiennych wydarzeń w salach przylegających do siebie lub w wydzielonych przestrzeniach, na co dzień tworzących jedną dużą salę eventową. Głośna prelekcja w jednej z nich nie powinna wykluczać możliwości organizacji spotkania biznesowego w sali bezpośrednio do niej przylegającej.
Jak zauważa Dominik Górski, właściciel pracowni Gorscy Architekci, zapewnienie optymalnych warunków akustycznych w przestrzeni konferencyjnej może nawet bezpośrednio przyczynić się do sukcesu danego wydarzenia:
Oprócz odpowiedniej aranżacji wnętrz, mającej wpływ na wytłumienie sali oraz eliminację pogłosu, stosuje się nowoczesne technologie, takie jak systemy nagłośnienia kierunkowego czy projekcje multimedialne umożliwiające płynne przeprowadzanie prezentacji, dyskusji czy szkoleń, co przyczynia się do skutecznej komunikacji i wydajności spotkania czy sukcesu konferencji. Przy projektowaniu sal nie należy również zapomnieć o wymaganych przez przepisy instalacjach pożarowych, odpowiedniej ewakuacji czy zastosowaniu materiałów, które mają atesty i spełniają wymogi wymaganej palności.
Ekologia i kontakt z naturą
W ostatnich latach zrównoważone budownictwo wkracza na kolejne sektory rynku budowlanego. Nic więc dziwnego, że troska o kwestie ekologiczne z biegiem czasu sięgnęła również przestrzeni konferencyjnych – zarówno w zakresie ich projektowania, jak i późniejszego użytkowania.
Kolejnym z trendów, które stopniowo odgrywają coraz istotniejszą rolę, jest stosowanie rozwiązań zrównoważonych środowiskowo i materiałów ekologicznych, wykorzystanych do aranżacji przestrzeni – mówi Magdalena Kluba z Iliard Archtecture & Interior Design Na popularności zyskują takie materiały jak drewno z certyfikowanych źródeł, metale i tworzywa sztuczne z recyklingu, a także farby i lakiery o niskiej zawartości lotnych związków organicznych (VOC). Coraz modniejszym trendem jest także zero waste, a zatem wykorzystywanie w aranżacji przestrzeni materiałów, które wcześniej służyły w innych miejscach: obić meblowych, mebli i dodatków, co oznacza nie tylko wyższy poziom ekologii, ale także spore oszczędności dla inwestorów. Dla klientów coraz istotniejsza jest także implementacja rozwiązań energooszczędnych, takich jak oświetlenie LED, inteligentne systemy zarządzania energią oraz systemy ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji (HVAC) zoptymalizowane pod kątem minimalizacji zużycia energii.
Wyposażenie sali konferencyjnej w nowoczesne energooszczędne systemy pozwala nie tylko znacząco ograniczyć negatywny wpływ na środowisko naturalne, ale też bezpośrednio przyczynia się do poprawy komfortu uczestników. Istotnym dopełnieniem, które znacząco poprawia ich samopoczucie, jest takie zaprojektowanie przestrzeni, aby zapewnić im stały kontakt z naturą.
Pozwolą na to rozległe okna, zapewniające dostęp do światła dziennego, a jeżeli obiekt otoczony jest zielenią, to także na sterowanie emocjami i atmosferą poprzez wszystko, co pozwala na kontakt z naturą – mówi Monika Loewenau – Solis z Design Anatomy. Coraz częściej także wyposażenie sal przywodzi na myśl naturę: stoły i inne meble są coraz częściej wykańczane naturalnymi fornirami albo są w całości wykonane z litego drewna. Nowoczesne technologie pozwalają także na zapewnienie skupienia i prywatności w przypadku, gdy otoczenie może rozpraszać i odciągać uwagę. W takim przypadku doskonałym rozwiązaniem jest oklejenie szklanych ścian i drzwi folią elektryczną zmieniającą je w razie potrzeby w nieprzezroczyste powierzchnie za pomocą pilota.
