Połowa menedżerów marnuje nawet 30 proc. czasu pracy na szukanie informacji i poprawianie już wykonanych zadań

Tylko 28,5 proc. europejskich firm zna dokładną kwotę wydawaną rocznie na oprogramowanie używane rzadko lub wcale – wynika z raportu Factorial. Wydatki na niewykorzystywane oprogramowanie to tylko część kosztów rozproszenia narzędzi i procesów – dochodzi do nich koszt marnowanego czasu pracowników. W polskich firmach zatrudniających 500 osób może on nawet przekraczać pół miliona złotych.

Dotychczasowe wyniki pilotażowego programu skrócenia czasu pracy, trwającego od początku tego roku, wskazują, że biorące w nim udział firmy nie odnotowały dotychczas negatywnych zmian w działaniu, ich sytuacja finansowa pozostaje stabilna, a projekty są realizowane terminowo i zgodnie z harmonogramem. Takie wnioski ogłosił niedawno Zespół ds. Skrócenia Czasu Pracy, organ opiniodawczo-doradczy Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W pierwszym półroczu uczestnicy pilotażu skrócili czas pracy o 10 proc., a w drugim – już o 20 proc. Zakończenie pilotażu planowane jest na koniec 2026 roku.

– Pierwsze informacje na temat rezultatów pilotażu są obiecujące, ale warto pamiętać, że skrócenie czasu pracy nie może ograniczać się do zmiany grafiku. Już w założeniach programu zwrócono uwagę na konieczność zmian organizacyjnych i technologicznych, które pozwolą firmom utrzymać sprawność działania przy mniejszej liczbie przepracowanych godzin – mówi Tomasz Wykowski, Country Manager Poland w Factorial, wiodącej europejskiej platformie wspierającej firmy w codziennym działaniu, opartej na sztucznej inteligencji. – To oznacza konieczność przyjrzenia się temu, gdzie dziś tracony jest czas: na szukanie rozproszonych informacji, wielokrotne wykonywanie tych samych czynności czy obsługę procesów, które można uprościć lub zautomatyzować. Zanim więc spróbujemy zmieścić pięć dni pracy w czterech, warto sprawdzić, jaką część obecnego czasu roboczego rzeczywiście przeznaczamy na zadania, które wymagają wiedzy i zaangażowania pracownika, a jaka jest pochłaniana przez organizacyjny chaos.

Nawet 30 proc. czasu pracy na szukanie informacji i poprawki
Jak wynika z najnowszego badania Factorial, prawie połowa menedżerów w europejskich firmach (49 proc.) deklaruje, że tygodniowo przeznacza nawet 30 proc. czasu pracy na szukanie informacji, wyjaśnianie rozbieżności w danych i poprawianie wcześniej wykonanych zadań. Jednocześnie aż 65 proc. zauważyło, że konieczność częstego przełączania się między różnymi aplikacjami niezbędnymi do pracy utrudnia skupienie się na ważniejszych kwestiach.

Według wyliczeń Factorial w polskiej firmie zatrudniającej 500 osób roczny koszt fragmentacji procesów i narzędzi może przekraczać pół miliona złotych. Szacunki te uwzględniają wyłącznie czas tracony przez pracowników – a do tego dochodzi jeszcze np. koszt nieefektywnie wykorzystywanego oprogramowania.

Firmy płacą za dublujące się narzędzia, ale nie znają skali strat
Z raportu Factorial wynika również, że 42 proc. europejskich firm korzysta z co najmniej dwóch płatnych narzędzi, które pełnią zasadniczo tę samą funkcję. Tylko 28,5 proc. badanych organizacji zna dokładną wartość środków wydawanych każdego roku na oprogramowanie, które jest używane rzadko lub wcale. Aż 62 proc. opiera się na szacunkach, a 10 proc. nie potrafi określić, ile pieniędzy traci w ten sposób. Trzech na czterech ankietowanych menedżerów jest zdania, że ich firma działałaby lepiej, gdyby korzystała z mniejszej liczby narzędzi, ale lepiej zintegrowanych. Tylko 18 proc. uważa, że  obecny zestaw narzędzi dobrze się sprawdza.

– Cyfryzacja sama w sobie nie oznacza jeszcze, że firma będzie działać sprawniej. Jeśli chcemy realnie skracać czas pracy bez utraty efektywności, potrzebujemy przede wszystkim prostszych procesów i lepszego przepływu informacji. Dopiero na takim fundamencie automatyzacja może rzeczywiście zdejmować z ludzi powtarzalne zadania, zamiast stawać się kolejną warstwą technologii, którą trzeba obsługiwać – mówi Tomasz Wykowski, Country Manager Poland w Factorial.

Firmy coraz częściej starają się odzyskiwać czas właśnie poprzez automatyzację powtarzalnych procesów. Obecnie 38 proc. badanych europejskich organizacji wykorzystuje AI jako wsparcie przy przygotowywaniu odpowiedzi, podsumowań czy dokumentów, a podobny odsetek powierza jej rutynowe zadania administracyjne, zachowując jednak kontrolę człowieka. Tylko 7 proc. firm deklaruje, że pozwoliło technologii przejąć całe procesy.