Podróże służbowe czy może w zamian wideokonferencje?

Najnowsze badania rzucają nowe światło na wpływ podróży służbowych na efektywność działań w biznesie. Największym zaskoczeniem jest rozbieżność między spadkiem  wartości podróży biznesowych a rosnącym ich wykorzystaniem w Europie. Z jednej strony jedna czwarta ankietowanych menedżerów planuje zwiększenie liczby wyjazdów służbowych w 2011 r., z drugiej zaś jedna trzecia kwestionuje ich wartość i korzyści dla firmy. Wielu menadżerów skarży się na stres związany z podróżami służbowymi i przyznaje, że nie uczestniczyło w wielu uroczystościach rodzinnych z powodu swoich słuzbowych wyjazdów. 

Badania przeprowadzone przez Coleman Parkes Research na zlecenie firmy Polycom, światowego lidera rozwiązań ujednoliconej komunikacji wskazują na potencjalne przyczyny braku korelacji: ponad połowa podróży w obrębie Europy wiązała się z udziałem menadzerów w regularnych spotkaniach, które mogłyby się spokojnie odbyć za pomocą wideokonferencji, przez co przedsiębiorstwo zaoszczędziłoby na kosztach podróży, czasie, stresie i mniejszych kosztach osobistych pracowników. Ponadto badanie, dowodzi, że zaskakująco duża liczba firm, bo aż 4 na 10 do tej nie wprowadziły u siebie praktyki spotkań wideo, rzecz, którą wielu menadżerów uważa za niezwykle efektywną i oszczędną.

Coleman Parkes zapytał 400 członków najwyższej kadry zarządzającej europejskich przedsiębiorstw zatrudniających ponad 1100 pracowników. W grupie badanej znależli się dyrektorzy marketingu, dyrektorzy finansowi, starsi konsultanci, dyrektorzy ds. sprzedaży i operacji, IT menadżerowie, którzy dużo podróżują służbowo.

Najważniejsze wyniki badania

Wpływ podróży na biznes:

• Połowa  połowa (51%) podróży służbowych w Europie ma na celu udział menadżera w regularnym, planowym spotkaniu.
• 33% wszystkich menedżerów (aż 49% w Rosji) przyznaje, że nie są przekonani czy firma odnosi znaczące korzyści z ich podróży.
• Jedna trzecia badanych (33%) uważa, że wiele spotkań mogło odbyć się w formie wideokonferencji.
• Prawie połowa (45%) jest przekonanych, że ​​ich firma może zaoszczędzić pieniądze poprzez wykorzystanie wideokonferencji w miejsce podróży służbowych.
• 40% menadżerów z powodu opóźnień samolotów nie zdążyło na 2,5 ważne biznesowe spotkania, a co piąty w ogóle na nie nie dotarł.

Wpływ podróży służbowych na równowagę między pracą a życiem osobistym:

• Dyrektor dużej firmy odbył w roku średnio 7-8 lotów krajowych oraz -6-7 lotów międzynarodowych.
• Przeciętny europejski menadżer spędził 13 dni poza biurem w celu odbycia podróży służbowej.
• 30% europejskich biznesmenów (we Francji 50%) poświęciło w roku 2010 trzy tygodnie na podróże służbowe.
• Jedna czwarta kadry kierowniczej  uważa, że służbowe loty są dla nich stresujące, podczas gdy ich życie rodzinne cierpi z tego powodu.
• Jedna na 10 osób badanych podaje, że z powodu podróży służbowej nie była obecna na swojej rocznicy ślubu. Taki sam procent ankietowanych nie brał udziału w urodzinach własnego dziecka.  

Na płaszczyżnie społeczno-ekonomicznej, badania pokazują również zmianę nastawienia do podróży służbowych. Jeszcze dziesięć lat temu, podróże takie były postrzegane jako symbol wysokiego statusu danej osoby w hierarchii organizacji, gdyż wyłącznie najwyższa kadra menadżerska mogła latać po świecie na na koszt firmy. Kiedy loty staniały, coraz więcej mendżerów średniego szczebla, a nawet młodszych pracowników wysyłano w świat w biznesowych celach, a tym samym podróże służbowe zaczęły tracić swój blask.

"Kadra kierownicza w Europie podróżuje obecnie więcej niż kiedykolwiek, co ma wpływ nie tylko na ich wydajność w pracy, ale także życie rodzinne.” mówi Chris Prowse, Dyrektor Zarządający Polycom w Polsce. „Przedsiębiorstwa analizując koszty swoich inwestycji i śledząc zwrot z inwestycji w podróże służbowe powinny zastanowić się czy przy obecnym poziomie technologicznym obowiązki zarówno zawodowe jak i rodzine muszą cierpieć z powodu służbowego wyjazdu” wyjaśnia Chris Prowse. „Dużo podróżuję i mam wiele własnych doświadczeń. Na przykład, zimą zeszłego roku z powodu opadów śniegu na niemal 3 dni utknąłem na lotnisku w Warszawie. Bez większych problemów kontynuowałem pracę kontaktując się ze współpracownikami, jak i klientami, partnerami poprzez maile i wideokonferencje z mojego laptopa. Ciężko było natomiast było pogodzić się z myślą, że nie zdążę na święta, na które tak czekają moje dzieci.Możliwość prowadzenia wideo rozmowy staje się synonimem efektywnego menedżera, a nie bilet biznes klasy w kieszeni!” dodaje Prowse.

Heineken, jedna z największych firm piwowarskich na świecie, przyznaje, że dzięki systemom wideokonferenycjnym była w stanie znacząco ograniczyć koszty podróży i zwiększyć wydajność pracy.   „Dzięki rozwiązaniom audio i wideokonferencyjnym firmy Polycom, znacznie zwiększyła się produktywność naszych spotkań. Co więcej, osiągnęliśmy też znaczące oszczędności z powodu mnieszej liczby podróży i lepszym wykorzystaniu czasu pracy naszych ludzi”. mówi Ed Kroes, konsultant ds. technologii w dziale Heineken’s Global Business Process and Technology.

Podsumowując wyniki, kontrast wykazany w badaniu między obniżającymi się korzyściami służbowych wojaży oraz narastajacym niezadowoleniem kadry kierowniczej z częstego podróżowania wpisanego w aktualny model prowadzenia działalności biznesowej, wykazuje potrzebę zmiany sposobu myślenia i funkcjonowania przedsiębiorstw na międzynarodową skalę. Dostępne powszechnie rozwiązania wideokonferencyjne mogą pomóc wrozwoju lepszego modelu biznesu, gdzie przedsiębiorstwa są w stanie radykalnie ograniczyć koszty, zarówno finansowe, jak i osobiste, podróży służbowych. Badanie jest kolejnym potwierdzeniem, że firmy odniosą znaczące korzyści na wielu płaszczyznach jeśli postawią na wideokonferencje.  

Pełny raport z badania Coleman Parkes dostępny jest na stronie www.polycom.co.uk/travel

Informacje o firmie Polycom

Firma Polycom, Inc. (Nasdaq: PLCM), jest światowym liderem w dziedzinie rozwiązań ujednoliconej komunikacji. Dostarcza wiodące w branży rozwiązania telepresence, wideo, audioi infrastrukturalneoparte na otwartych standardach. Firma Polycom zapewnia platformę dla bardziej inteligentnej komunikacji, zmieniając życie ludzi i firm na całym świecie. Więcej informacji: www.polycom.co.uk, a także w serwisach Twitter, Facebooki LinkedIn.

Informacje o badaniu
W styczniu i lutym 2011, firma Polycom zleciła Coleman Parkes wykonywanie badań dotyczących opinii wyższej kadry kierowniczej w Europie na temat podróży służbowych. Ankietowano po sto menadżerów wyższego szczebla w Wielkiej Brytanii, Francji, Niemczech i Rosji, łącznie przeprowadzono 400 wywiadów.