FACE IT Wiktoria Romańska 
adw. Patrycja Kasprowska
Pilawska Zorski Adwokaci
ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI Z TYTUŁU NIEZAPŁACONYCH FAKTUR
Wystawianie faktur przez przedsiębiorców to dla nich chleb powszedni. W fakturze najczęściej określa się 7, 14 lub 21 – dniowy termin na uregulowanie należności przez dłużnika. W przypadku braku zapłaty w określonym terminie, przedsiębiorca może podjąć czynności zmierzające do odzyskania swoich należności. Wśród czynności zmierzających do wyegzekwowania należności możemy wyróżnić polubowne metody rozwiązania sporu tzw. przesądowe / pozasądowe oraz sądowe.
POZASĄDOWE ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI
W przypadku wyboru polubownego rozwiązania sporu możemy skontaktować się z dłużkiem w dowolny sposób, np. za pośrednictwem wiadomości e-mail, sms, rozmowy telefonicznej. Najczęściej jednak kierujemy do dłużnika pisemne wezwanie do zapłaty, w którym określamy dodatkowy termin na uregulowanie należności pod rygorem podjęcia wszelkich kroków prawem dozwolonych, w tym oczywiście pod rygorem skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Niewątpliwie zaleca się, aby wezwanie do zapłaty zostało wysłane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wezwanie takie zostało wysłane również za pomocą innych dostępnych środków przekazu np. wiadomości e-mail, zwłaszcza gdy taka forma komunikacji została przyjęta pomiędzy stronami. Nie mniej w przypadku obiegu informacji pocztą tradycyjną zyskujemy pewność, iż adresat zapoznał się z treścią wezwania.
SĄDOWE ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI
Kierując sprawę na drogę postępowania sądowego możemy złożyć pozew o wydanie nakazu zapłaty w elektronicznym postępowaniu upominawczym (EPU), postępowaniu upominawczym oraz postępowaniu nakazowym bądź wystąpić z pozwem o zapłatę w trybie zwykłym.
ELEKTRONICZNE POSTĘPOWANIE UPOMINAMWCZE (EPU)
Najtańszym i najszybszym sposobem jest skierowanie pozwu do elektronicznego postępowania upominawczego. Jak sama nazwa wskazuje, sprawa toczy się elektronicznie, co pozwala zaoszczędzić chociażby na kosztach poniesionych na pocztę tradycyjną oraz przyspieszyć obieg informacji. Z założenia polskiego ustawodawcy w elektronicznym postępowaniu upominawczym powinny toczyć się tylko takie sprawy, które nie charakteryzują się skomplikowaniem i są niewymagające, jako że nie wymagają przeprowadzenia postępowania dowodowego, bowiem w EPU nie przedkładamy fizycznie dowodów na poparcie swoich twierdzeń, a sąd działa na podstawie opisu stanu faktycznego i przytoczenia dowodów. W konsekwencji przynajmniej w założeniu z tego względu sprawa może być rozpoznana znaczniej szybciej niż w postępowaniu upominawczym lub nakazowym. Minusem postępowania upominawczego jest to, że na skutek złożenia przez dłużnika sprzeciwu sprawa zostaje umorzona, a wierzyciel musi wystąpić z pozwem w postępowaniu upominawczym lub nakazowym. W pozostałych przypadkach w sytuacji, gdy zostanie złożony sprzeciw sprawa trafia do tzw. trybu zwykłego.
ELEKTRONICZNE POSTĘPOWANIE UPOMINAWCZE
W postępowaniu upominawczym możemy dochodzić roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych. Co do zasady katalog dowodów na poparcie istnienia roszczenia jest dowolny. Jako najpopularniejsze dowody możemy wymienić, umowę, potwierdzenie złożenia zamówienia, fakturę, potwierdzenie odbioru. Należy jedynie pamiętać, iż sąd nie wyda nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym, jeżeli z pozwu wynika, że: roszczenie jest oczywiście bezzasadne, na przykład zaległa faktura została wcześniej opłacona, twierdzenia co do faktów budzą wątpliwość, zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego. Jeżeli roszczenie wobec kontrahenta nie przekracza kwoty 20 tys. PLN i sprawa nie należy do właściwości sądów okręgowych, można skorzystać z uproszczonego postępowania upominawczego.
POSTĘPOWANIE NAKAZOWE
Postępowanie nakazowe kończy się wydaniem nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Jednak zanim do tego dojdzie, sąd musi dysponować określonymi dowodami do wydania nakazu zapłaty. Do pozwu o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym należy dołączyć dokument, z którego wynika roszczenie. Sąd będzie rozpatrywał sprawę w postępowaniu nakazowym, tylko gdy żądanie wynika z jednego z poniższych dokumentów: dokumentu urzędowego, na przykład aktu notarialnego, wyciągu z ksiąg bankowych, zaakceptowanego przez dłużnika rachunku, wezwania dłużnika do zapłaty z pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu, weksla, czeku, warrantu lub rewersu należycie wypełnionego, do których prawdziwości i treści nie ma wątpliwości, umowy, dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego, dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, jeżeli powód dochodzi należności zapłaty świadczenia pieniężnego w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, lub też odsetek w transakcjach handlowych albo rekompensaty, o których mowa w tej ustawie. W praktyce, nie każdemu wierzycielowi uda się zatem uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym.
TERMIN PRZEDAWNIENIA ROSZCZEŃ
Termin przedawnienia roszczenia z faktury zależy stricte od charakteru działalności i przedmiotu umowy. W przypadku sprzedaży, świadczenia usług oraz umowy zlecenia przedawnienie faktury następuje po upływie 2 lat od momentu dostarczenia faktury do dłużnika. W przypadku zaś umowy użyczenia, transportu, przewozu, spedycji obowiązuje roczny termin przedawnienia. Są to tak zwane terminy szczególne, a poza nimi wyróżniamy jeszcze terminy ogólne tj. 3 lata – dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą oraz świadczeń okresowych oraz 6 lat – dla pozostałych roszczeń tj. niezwiązanych z działalnością gospodarczą ani okresowych (jednak termin 6 letni nie dotyczy przedsiębiorców).
ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI SAMODZIELNIE BĄDŹ ZA POŚREDNICTWEM OSÓB TRZECICH
Wierzyciel może sam prowadzić działania w celu odzyskania należności bądź za pomocą osób trzecich. Można skierować sprawę do profesjonalnego pełnomocnika bądź szeroko pojętego podmiotu windykacyjnego. Należy pamiętać, iż profesjonalny pełnomocnik w przeciwieństwie do podmiotów windykacyjnych posiada obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, a ponadto jest zobowiązany do działania na podstawie i w granicach prawa, a także zgodnie z kodeksem etyki adwokackiej/radcowskiej. Dlatego też działanie profesjonalnego pełnomocnika nie naraża wierzyciela na negatywne konsekwencje. Niestety coraz częściej podmioty windykacyjne swoimi zachowaniami i działaniami doprowadzają do tzw. uporczywej windykacji, która może doprowadzić do naruszenia dóbr osobistych dłużnika, a także znaleźć swój finał w postępowaniu karnym. Z tego względu wierzyciel korzystając z niesprawdzonych podmiotów może narazić się na wiele przykrych konsekwencji.
EGZEKUCJA KOMORNICZA
Po wydaniu nakazu zapłaty, dłużnik powinien w ciągu dwóch tygodni uregulować należności albo w tym samym terminie złożyć sprzeciw. W przypadku braku złożenia sprzeciwu, nakaz zapłaty się uprawomocnia (dotyczy nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym i nakazowym). Możemy wtedy wystąpić do sądu o nadanie tzw. klauzuli wykonalności. Nakaz zapłaty wraz z nadaną mu klauzulą wykonalności stanowi tzw. tytuł wykonawczy, który pozwala na dochodzenie należności od dłużnika poprzez egzekucję komorniczą.
