Agnieszka Guła 
Od początku tego roku obowiązuje nowe prawo regulujące kwestie stosowania e-faktur. Polska jako pierwszy kraj w UE wprowadziła dyrektywę unijną, która liberalizuje przepisy stosowania e-Faktur. Obecnie e-faktura jest uznawana przez urząd skarbowy jako dokument podatkowy, jeśli jest ona zabezpieczona pod kątem autentyczności pochodzenia i integralności treści. W największym skrócie oznacza to, że przedsiębiorca w razie kontroli urzędu skarbowego powinien wykazać, iż nikt nie ingerował w treść faktury po jej wystawieniu, wysłaniu oraz w trakcie przechowywania oraz że została wystawiona przez firmę widniejącą na fakturze jako wystawca.
System e-Dokumenty podpisuje, wysyła, weryfikuje i archiwizuje e-faktury
Sage w nowej wersji Systemu Symfonia 2012 udostępnił możliwość łatwego stosowania e-faktur w tym opcję ich automatycznego księgowania i archiwizacji. Wiodący producent i dostawca oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla sektora MSP w Polsce włączył do Symfonii nową aplikację
e-Dokumenty. Narzędzie służy podpisaniu faktur elektronicznych w sposób niepodważalny, zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem. Pełni rolę bezpiecznego elektronicznego archiwum, pozwalając w sposób wygodny i szybki podpisywać, wysyłać oraz weryfikować otrzymane e-faktury. e-Dokumenty jako integralna część systemu Symfonia współpracuje z programami: Finanse i Księgowość, Handel, Mała Księgowość i Faktura, zapewniając automatyzację obiegu faktur.
Podpisywanie faktur w e-Dokumentach odbywa się z pomocą tzw. e-Pieczęci, jak również można korzystać z podpisu kwalifikowanego. e-Pieczęć spełnia całkowicie wymóg rozporządzenia, które mówi o konieczności integralności i autentyczności treści faktury. Opracowany przez Sage mechanizm to forma podpisu cyfrowego, złożonego z ciągu znaków generowanych przez Windows. e-Pieczęć pozwala zidentyfikować nadawcę faktury i jest integralną częścią e-Dokumentów. Jej stosowanie nie wiąże się z żadną dodatkową dopłatą, a jej wielką zaletą jest przynależność do organizacji, a nie do konkretnej osoby – jak to jest w przypadku infrastruktury podpisu elektronicznego.
e-Faktury w bazie MySQL
e-Dokumenty pracują na bazie danych MySQL, która zapewnia użytkownikom odpowiedni pozom bezpieczeństwa. Aplikacja wyposażona jest w elastyczny system kontroli dostępu opartyna uprawnieniach i hasłach. Bazą SQL zarządza wyłącznie klient – nikt poza nim nie ma do niej dostępu i nie może w nią ingerować. SQL posiada wydajne mechanizmy archiwizowania i wyszukiwania dokumentów, które ułatwiają codzienną pracę. Tryb archiwizacji można konfigurować, dzięki czemu kopie bezpieczeństwa mogą być generowane automatycznie w dogodnym dla użytkownika momencie, np. w nocy – poza tym, że nie trzeba o nich pamiętać, operacje te nie blokują pracy użytkownika. System zapewnia archiwizację e-faktur do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Wymagane umowy od ręki
Rozporządzenie mówi, że przed wymianą e-faktur pomiędzy podmiotami konieczna jest pisemna zgoda na ich otrzymywanie. W aplikacji Symfonia e-Dokumenty udostępniony jest wzór umowy, który z prawnego punktu widzenia zabezpiecza użytkownika e-Dokumentów oraz jego kontrahenta przed ewentualnym zakwestionowaniem ważności e-faktur przez kontrolę skarbową.
Automatyczne księgowanie e-faktur
Użytkownicy Symfonii 2012 mogą księgować faktury kosztowe automatycznie. Wystawiane w Symfonii faktury przychodowe są automatycznie zapisywane w e-Dokumentach. Faktury kosztowe mogą być importowane, bez względu na to w jakim programie zostały wystawione. Symfonia e-Dokumenty weryfikuje zgodność podpisu z wzorem dostarczonym przez wystawcę faktury, a nie czy została „prawidłowo" podpisana. Ta weryfikacja ma na celu potwierdzenie autentyczności pochodzenia. Jeśli podpis nie zgadza się ze wzorem dostarczonym przez wystawcę, można podejrzewać, iż ktoś podszywa się pod firmę figurującą jako wystawca faktury.
Ile kosztuje system e-Dokumenty?
e-Dokumenty współpracują z Systemem Symfonia 2012. Opłaty pobierane są za limit dokumentów zapisanych w bazie MySQL. Klient może dokupywać limity poczynając od 500e-faktur. Pakiet 500 kosztuje 229 zł netto, Pakiet 1000 – 390 zł, Pakiet 5000 – 890 zł, Pakiet 10000 – 1390 zł. Dokupienie każdego nowego stanowiska użytkownika kosztuje 19,90 zł.
Do końca ub. roku każda firma, która chciała korzystać z e-faktur musiała podpisywać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wymóg ten stwarzał prawdziwą barierę finansową, szczególnie wśród mniejszych firm. Nawet jeśli ktoś już zdecydował się na posiadanie infrastruktury kwalifikowanego podpisu, to kolejnym ograniczeniem była konieczność jej odnawiania po upływie roku. Alternatywnym rozwiązaniem był system EDI (Electronic Data Intercharge), który również był poza zasięgiem finansowym mniejszych firm. Na dodatek, według niektórych wykładni nie gwarantował pełnego bezpieczeństwa podatkowego. Dzięki liberalizacji przepisów przedsiębiorcy mają większą swobodę w zakresie obrotu e-faktur.
Informacja o firmie Sage sp. z o.o.
Sage sp. z o.o. jest wiodącym producentem oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce. Spółka wchodzi w skład Sage Group plc – należącej do grona trzech największych dostawców rozwiązań wspomagających zarządzanie na świecie.
Sage sp. z o.o. posiada oddziały w Bytomiu, Krakowie, Łodzi, Poznaniu, Sopocie, Warszawie i Wrocławiu oraz sieć ponad 400 dystrybutorów i partnerów biznesowych na terenie całego kraju. Oferta firmy obejmuje System Zarządzania Forte – zaawansowane rozwiązanie klasy ERP dla średnich i większych przedsiębiorstw – oraz 2 linie produktów dla małych firm i mikroprzedsiębiorstw: Symfonia i Symfonia Start, a także w pełni zlokalizowany program CRM: Sage ACT!. Od maja 2011 do oferty firmy dołączył globalny system ERP:Sage ERP X3.
