Jak zaprojektować idealną flotę drukującą?

Zaprojektowanie firmowej floty urządzeń drukujących wbrew pozorom nie jest łatwe. Wszystko zależy od naszych potrzeb i priorytetów. Dla jednych ważna jest szybkość, dla innych jakość, a dla jeszcze innych bezpieczeństwo obiegu dokumentów w firmie. W wielu instytucjach, nieomal na każdym kroku można jeszcze zobaczyć tanie drukarki nabiurkowe. Przeważnie są to urządzenia różnych marek i w różnym stanie technicznym. Pracownicy często używają ich do celów prywatnych, a administrator nie ma żadnej możliwości monitorowania ich wykorzystania i rozliczania kosztów druku. Kupowanie kolejnych nie jest więc najlepszym pomysłem, zwłaszcza, że koszty eksploatacji są bardzo wysokie, a możliwości techniczne niewielkie. Wykonanie jednej kolorowej strony formatu A4 jest kilkukrotnie droższe niż w przypadku nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych do biur.

Nowoczesna flota drukująca

Jeżeli firma rozważa zmianę floty, należy wziąć pod uwagę ilość wytwarzanych dokumentów, ich rodzaj, sposób obiegu informacji oraz rozmieszczenie urządzeń drukujących. Eksperci Konica Minolta od lat wspomagają przedsiębiorstwa w wyborze optymalnych rozwiązań.

Miejsce prostych drukarek nabiurkowych szybko zajmują nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne do biur. Pozwalają one, nie tylko na łatwe wprowadzenie systemu autoryzacji użytkowników i bezpieczną pracę w sieci, ale także na aktywne zarządzanie całym procesem druku i znaczne obniżenie kosztów. Dzięki temu można w sposób zdalny monitorować stan techniczny wszystkich urządzeń, zużycie materiałów eksploatacyjnych oraz precyzyjnie kontrolować ilość drukowanych dokumentów.

Monitorowanie ilości drukowanych dokumentów

Zastosowanie kart zbliżeniowych lub kodów PIN pozwala na identyfikację wszystkich osób drukujących konkretne dokumenty. Dzięki temu można precyzyjnie określić ilość kopii wykonanych przez każdy z działów oraz każdego z użytkowników. Sama świadomość tego faktu powoduje znaczny spadek wolumenu drukowanych materiałów. Można też ograniczyć liczbę osób uprawnionych do wykonywania prac w kolorze lub ustanowić dla każdego działu miesięczne limity druku.

Kilka zalet w jednym urządzeniu

Klienci doceniają zalety tych rozwiązań. Dlatego coraz chętniej decyduje się na zakup takich urządzeń. Zamiast kupować każdemu z pracowników osobną, tanią drukarkę o niewielkich możliwościach, decydują się na zakup jednego urządzenia dla kilkunastu osób. Nie tylko zmniejsza to koszty druku, ale ułatwia przepływ informacji, gdyż jedno takie urządzenie potrafi zastąpić drukarkę, kopiarkę i skaner. Umożliwia także wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z komputera. Software do rozpoznawania i digitalizacji znaków, potrafi też szybko przetworzyć dokumenty zapisane na papierze do formatu Word, Excel lub PDF, które łatwo mogą być edytowalne na ekranie komputera i dalej przetwarzane.

– Aplikacje Konica Minolta, umożliwiają także drukowanie dokumentów w tzw. trybie podążającym i odbieranie ich z każdego zainstalowanego w przedsiębiorstwie urządzenia po weryfikacji tożsamości pracownika poprzez wpisanie kodu PIN. Dzięki temu osoby nieupoważnione nie mają dostępu do zamówionych prac – mówi Adam Bieniewski, Production Printing&Solutions Manager Konica Minolta Business Solutions Polska.

W ostatnich latach coraz więcej dużych firm tworzy własne Centralne Punkty Druku, w których instalowane są profesjonalne urządzenia poligraficzne o bardzo dużej wydajności. Zapewniają one dużo niższe koszty druku, lepszą jakość oraz większe możliwości wykańczania dokumentów.

Przemyślana decyzja

Jak się okazuje, wybór właściwego urządzenia, idealnie dopasowanego do potrzeb firmy wcale nie jest łatwy. Często nieprzemyślane decyzje powodują wzrost kosztów eksploatacji, które potem trzeba ponosić latami. Lepiej więc zastanowić się dwa razy niż kupować szybko. Dzięki swojemu doświadczeniu, eksperci Konica Minolta potrafią doradzić każdemu klientowi, jak optymalnie zaprojektować i zarządzać swoją flotą drukującą.