Jak sprawić, by magazynowanie było tańsze?

Czy wiesz, że magazynowanie takiej samej liczby produktów może kosztować więcej lub mniej, w zależności od tego, w jaki sposób zorganizowana zostanie logistyka? Pozornie drobne decyzje mogą mieć daleko idące konsekwencje, przekładając się zarówno na sprawność poszczególnych procesów, jak i na ich koszty.

Od czego zależą koszty magazynowania? Przede wszystkim od liczby produktów, które aktualnie znajdują się na półkach. To szczególnie ważne, gdy firma korzysta z usług operatora logistycznego i rozlicza się za wykorzystywaną przestrzeń. Im mniej zajętych półek, tym niższe koszty.

Może to prowadzić do wniosku, że najlepiej byłoby ograniczyć zapasy do absolutnego minimum. I faktycznie, jest to jakieś rozwiązanie, choć nie w każdej branży i nie w każdej sytuacji będzie ono możliwe do zastosowania.

Cross-docking – logistyka bez magazynowania

Cross-docking stanowi właśnie taką metodę logistyczną, która pozwala minimalizować, a w skrajnej wersji nawet wyeliminować magazynowanie. Magazyn pełni wówczas przede wszystkim funkcję punktu przeładunkowego.

– Przy zastosowaniu takiego rozwiązania towary od razu po dostarczeniu do magazynu są przenoszone do strefy wysyłki i przygotowywane do dalszego transportu, dla kolejnych firm transportowych bądź kurierskich – wyjaśnia Urszula Rąbkowska z firmy logistycznej XBS Group. – Wszędzie tam, gdzie kluczowa pozostaje płynność łańcuchów dostaw i szybkie przemieszczanie produktów, cross-docking sprawdzi się wyśmienicie.

W praktyce, nie każdy cross-docking będzie przebiegał identycznie. Na przykład cross-docking przychodzący oznacza, że towary są przyjmowane od wielu dostawców, po czym wysyła się je do jednego odbiorcy. Rozwiązanie takie stosują detaliczne sieci handlowe. W umówionym terminie dostawcy przekazują towar do centrum dystrybucyjnego, z którego produkty są natychmiast odbierane i rozdzielane pomiędzy supermarkety na terenie określonego regionu lub nawet całego kraju.

W branży e-commerce częściej stosowany jest cross-docking wychodzący. Wówczas towary z jednego sklepu internetowego są sortowane, pakowane i wysyłane do wielu pojedynczych klientów.

Istnieje także cross-docking mieszany, w którym to towary od wielu dostawców są konsolidowane, a następnie wysyłane do wielu odbiorców. Taka sytuacja może zaistnieć choćby w przypadku firm produkcyjnych, które zamawiają rozmaite materiały lub podzespoły, po czym otrzymują je razem, w postaci dużych transportów z zawartością pochodzącą od razu od wielu dostawców.

Dzięki zastosowaniu cross-dockingu zamówienia mogą być realizowane sprawnie, szybko, bez marnowania czasu na przenoszenie towarów do magazynów, a potem z magazynów. Przekłada się to na niższe koszty magazynowania, a przy okazji także na optymalizację przestrzeni wykorzystywanej do przechowywania towarów.

Niestety, cross-docking nie będzie równie dogodny dla każdej firmy. Potrzebna jest tutaj zarówno odpowiednia infrastruktura, jak i doskonała koordynacja pomiędzy dostawcami i odbiorcami. Przy dużych wolumenach towarów przyda się umiejętność efektywnego zarządzania zapasami i transportem, tak aby przepływ towarów następował w sposób płynny – bez przestojów, ale i bez nawarstwiania się oczekujących operacji. Z tego też powodu cross-docking częściej będzie wykorzystywany w dużych niż w małych firmach.

Zapas zabezpieczający – klucz do stabilności

Cross-docking może się wydawać wspaniałą ideą, ale większość firm i tak będzie musiała przechowywać jakieś zapasy. Producenci potrzebują rezerw materiałów i podzespołów niezbędnych do produkcji, a sieci sklepów detalicznych oraz sklepy internetowe muszę mieć zapasy, aby móc płynnie realizować zamówienia.

Zapas zabezpieczający, to inaczej zapas bezpieczeństwa, a więc poziom zasobów niezbędny do tego, aby uchronić firmę przed wahaniami popytu lub opóźnieniami dostaw. Tego typu rezerwę można porównać do buforu, który chroni przed trudnymi do przewidzenia, a jednak zdarzającymi się sytuacjami.

– Cała sztuka polega na tym, aby odpowiednio ustalić optymalny poziom zapasów. Jeśli będzie zbyt wysoki, może to oznaczać niepotrzebnie kosztowne magazynowanie – mówi Urszula Rąbkowska. – Jeśli jednak okaże się za niski, przy większym popycie zabraknąć może niektórych produktów lub materiałów, a to z kolei spowoduje utratę potencjalnych zysków – zauważa.

Ustalając taki zapas, zazwyczaj dla różnych produktów ustala się inny bufor bezpieczeństwa. W przypadku towarów często rotujących (często zamawianych przez klientów), zapas ten powinien być większy niż przy mniej popularnych. Warto też uwzględnić niezawodność dostawców. Jeśli wiemy, że jakieś produkty trzeba zamawiać z większym wyprzedzeniem niż inne, powinno być ich w magazynie więcej niż tych, które możemy uzupełniać z dnia na dzień.

Oczywiście w praktyce ustalenie właściwego poziomu zapasów zabezpieczających nie będzie łatwe. Należy bowiem uwzględnić wiele czynników, w tym analizę historyczną przepływu towarów, czy prognozowany popyt. Trzeba też stale monitorować wskaźnik zapasów magazynowych oraz czas, w jakim zamówione produkty docierają od producenta lub dystrybutora do naszego magazynu.  

Pierwsze weszło, pierwsze wyszło – czyli FIFO

W optymalizacji zapasów pomocna może być także zasada „First In, First Out”, zwana metodą FIFO.

Szczególne znaczenie będzie ona miała w branży spożywczej i kosmetycznej, a więc tam, gdzie bardzo istotnym parametrem produktów jest ich data ważności. Stosowanie tej zasady pozwala na odpowiednie wykorzystanie towarów i zapobieganie stratom związanym z przeterminowaniem produktów.

Zgodnie z metodą FIFO materiały i produkty powinny być pobierane z magazynu w takiej kolejności, w jakiej do niego weszły. A więc to najstarszy towar w magazynie ma pierwszeństwo przed nowszym – np. w momencie, gdy trzeba wysłać do klienta zamówiony przez Internet szampon do włosów, suplement diety lub zestaw czekoladek.

Gdyby taka zasada nie była stosowana, istniałoby duże ryzyko, że firma pozostawi w magazynie mnóstwo towarów, których nie uda się sprzedać przed utratą terminu przydatności do użycia lub spożycia. To z kolei mogłoby oznaczać wymierne straty, bo takich produktów nie będzie już można sprzedać.

– Metodę FIFO stosuje się nie tylko w branży FMCG, ale także w logistyce marketingowej, gdzie czasami konieczne jest szybkie wydawanie materiałów promocyjnych. Przestrzeganie zasad FIFO sprawi, że przestarzałe materiały marketingowe nie będą zalegały w magazynie – wskazuje przedstawicielka XBS Group.

Proces stosowania FIFO wymaga przestrzegania odpowiednich procedur, w tym oznaczania towarów przychodzących do magazynu datą ich wprowadzenia, odpowiedniej organizacji przestrzeni magazynowej oraz właściwej kolejności pobierania produktów przez pracowników.

Zasada 7W – podstawa skutecznej logistyki

Na końcu każdego łańcucha logistycznego pojawia się pytanie: „Czy dostarczyliśmy odpowiedni towar, we właściwej ilości, we właściwym stanie, we właściwe miejsce, we właściwym czasie, po właściwej cenie i właściwemu klientowi?”. I właśnie te pytania składają się na zasadę 7W (po angielsku – 7R od „7 rights”).

Dopiero udzielenie pozytywnej odpowiedzi na każdą składową część tego pytania, świadczy o tym, że procesy logistyczne zostały poprawnie ze sobą zazębione i finalnie powinny przełożyć się na zadowolenie zarówno klienta, jak i satysfakcję dostawcy towaru. Brzmi prosto, ale skuteczne zastosowanie zasady 7W wymaga spełnienia bardzo wielu warunków.

– Warto wziąć pod uwagę choćby automatyzację procesów, co może przyspieszyć pracę, eliminując jednocześnie ryzyko błędów. Istotne też będą szkolenia dla pracowników, by potrafili stosować zasady 7W w codziennej pracy – mówi Urszula Rąbkowska. – Niezwykle ważne jest także stałe monitorowanie efektywności dostaw oraz bieżąca komunikacja z klientami. Nie da się ukryć, że wszystkich tych zasad najłatwiej przestrzegać, gdy logistyka znajduje się w rękach doświadczonego operatora logistycznego.

Podsumowując, efektywna logistyka magazynowa to balans pomiędzy kosztami, szybkością realizacji zamówień i płynnością łańcucha dostaw. Czy będzie to cross-docking, FIFO, czy utrzymywanie zapasu zabezpieczającego – każda z tych metod ma swoje miejsce w strategii logistycznej. Odpowiedni wybór poszczególnych rozwiązań zależy jednak od specyfiki branży, wielkości firmy i jej celów biznesowych.