Jak elektronicznie archiwizować dokumenty?

Większość urządzeń wielofunkcyjnych do biur jest standardowo wyposażonych w skanery oraz oprogramowanie umożliwiające zamianę dokumentów papierowych na pliki JPG, TIFF oraz PDF. Dodatkowo, można je także wyposażyć w moduł I-OPTION, który pozwala na zamianę tekstu pisanego na tzw. przeszukiwalne pliki PDF. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo – bo w formie elektronicznej – archiwizować wszelkie potrzebne materiały. Co więcej, moduł ten umożliwia przeszukiwanie dokumentów pod kątem konkretnych słów i fraz kluczowych. Inżynierowie Konica Minolta poszli jednak o krok dalej i od niedawna dostępne jest najnowsze, autorskie rozwiązanie o nazwie SMARTSCSAN, służące do digitalizacji i dokumentów .

Inteligentne skanowanie

Poza standardowymi formatami JPG, TIFF i PDF, aplikacja SMARTSCAN pozwala na szybką zamianę dokumentów drukowanych także do formatu Word, Excel oraz SPDF, czyli przeszukiwalnych plików PDF. W wersji bardziej zawansowanej program automatycznie odróżnia od siebie digitalizowane dokumenty i zapisuje je na serwerze jako odrębne pliki, nadając im inne nazwy. Wystarczy, aby dokumenty w podajniku zostały przedzielone pustą, biała kartką. W wersji najbardziej zaawansowanej SMARTSCAN ARCHIVE oferuje użytkownikom program do profesjonalnego archiwizowania danych na serwerze. Aplikacja może być stosowana we wszystkich urządzeniach Konica Minolta, które bazują na technologii OPEN API.

–Rozwiązania Konica Minolta do digitalizacji i archiwizacji dokumentów pozwalają łatwo usprawnić obieg dokumentów w biurze, ograniczyć koszty ich przechowywania oraz szybciej dotrzeć do potrzebnych informacji – mówi Mateusz Macierzyński, kierownik produktu ds. oprogramowania i rozwiązań w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Oszczędność czasu, pracy i kosztów

Aplikacja SMARTSCAN jest niezwykle łatwa i wygodna w obsłudze. Pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. W ciągu pięćdziesięciu sekund można zeskanować i zapisać w formie elektronicznej aż dziesięć stron maszynopisu! Ta sama praca zajęłaby profesjonalnej maszynistce co najmniej godzinę. Zamiast zatrudniać sekretarkę do przepisywania dokumentów lub kupować kolejne szafy, aby gromadzić w nich sterty dokumentów, wszystko możemy mieć szybko pod ręką, zapisane w komputerze. Co ważne, równie szybko możemy odszukać potrzebny nam dokument lub dane. Nie trzeba nikogo przekonywać, że łatwo przekłada się to oszczędność czasu i pieniędzy.