Magdalena Leszczyńska 
Kiedy rozpocząć współpracę z biurem rachunkowym
Jeśli planujesz założyć firmę, to zanim to zrobisz, skonsultuj się z księgowym. Księgowy poznając konkretny przypadek pomoże wybrać najbardziej optymalny rodzaj opodatkowania podatkiem dochodowym. Doradzi, czy w danym przypadku opłaca się rezygnować ze zwolnienia z VAT. Pomoże wypełnić dokumenty rejestrowe w centralnej ewidencji działalności gospodarczej, w urzędzie skarbowym i ZUS. Doradzi, jak wystawiać dokumenty sprzedaży, jakie dane przekazywać kontrahentom, na co zwracać uwagę ponosząc koszty i otrzymując za nie dokumenty. Księgowy poinformuje o zobowiązaniach publiczno-prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne), jakie będzie trzeba ponosić.
Te informacje często są kluczowe do podjęcia decyzji o założeniu własnej działalności gospodarczej. Wiele osób nie analizuje wszystkich czynności i zobowiązań wynikających z prowadzonej działalności, co skutkuje koniecznością zamknięcia działalności w przeciągu kilku miesięcy. Konsultacja z księgowym pozwala lepiej przygotować się do uruchomienia własnej firmy.
Podobną sytuacją jest przekształcenie formy prawnej działalności firmy z np. jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę prawa handlowego. Księgowy pomoże przygotować wszelkie dokumenty z tym związane, podpowie co i gdzie trzeba załatwić, gdzie złożyć jakie dokumenty. W przypadku spółek prawa handlowego istnieje obowiązek prowadzenia tzw. pełnej księgowości. Do tego niezbędne jest przygotowanie planu kont. Warto to zrobić razem z księgowym i przygotować plan kont tak, by oprócz uzyskiwania informacji typowo rachunkowych, uregulowanych przepisami prawa, mieć też cenne informacje do zarządzania firmą, np. jakie koszty stanowią pracownicy, czy ile wydaje się w firmie na materiały biurowe. Od strony przychodów- np. który produkt generuje największe obroty, a który zyski. To znacznie ułatwia zarządzanie firmą.
Kryteria wyboru biura rachunkowego
Cena to nie wszystko
Każdy przedsiębiorca stale obniża koszty swojej działalności. Głównych kryterium wyboru kontrahentów często jest więc cena za współpracę. W przypadku usług finansowych warto pamiętać, że nie zawsze niska cena gwarantuje oczekiwaną jakość usług. Duże, renomowane biura często pobierają wysokie wynagrodzenie oferując usługę na takim samym poziomie, jak mniejsze biura, które oferują cenę kilkukrotnie niższą. Małe biura znają lepiej swoich klientów, są bardziej elastyczne we współpracy.
Nie dajmy się jednak zwariować – im niższa cena, tym większe zagrożenie. Biura, które działają nielegalnie, nie ponoszą kosztów z tytułu ubezpieczenia, podnoszenia kwalifikacji, a także nie są w stanie wypełniać tylu obowiązków, ile wypełniają legalnie działający.
Uprawnienia
Dokumenty finansowe twojej firmy powinny być w rękach osób o odpowiednich uprawnieniach. Koniecznie należy sprawdzić, czy biuro rachunkowe posiada licencję Ministra Finansów i ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej prowadzonej działalności.
Warunki współpracy
W rzeczywistości biznesowej ważne są także bardziej prozaiczne kryteria doboru kontrahentów:
Odległość – dla wielu przedsiębiorców przygotowanie dokumentów do rozliczenia to przykry obowiązek. Dobrze jest, gdy biuro rachunkowe jest blisko twojego biura, domu, na drodze którą codziennie pokonujesz. Pomoże to przekazać dokumenty nie nadwyrężając twojego czasu. Duża odległość do pokonania może dodatkowo powodować zniechęcenie w kontakcie z biurem rachunkowym.
Dostępność – biura rachunkowe pracują zazwyczaj w godzinach 8:00-16:00, 9:00-17:00, czasami 8:00-18:00. Jeżeli takie godziny są dla ciebie nieosiągalne, upewnij się, czy możesz przekazać dokumenty poza tymi godzinami i w jaki sposób, np. pocztą, kurierem, a może pozostawiając w recepcji, która jest dostępna 24h, Wygodną opcją jest przekazywanie dokumentów online.
Bezpośredni kontakt z osobą, która dokonuje rozliczenia i zna sytuację przedsiębiorstwa jest bardzo ważny. Księgowość, biuro rachunkowe nie zajmuje się tylko księgowaniem, ale też doradzaniem, analizą zapisów i pomocą w optymalizacji podatkowej. Upewnij się, że biuro rachunkowe, które wybierasz świadczy takie usługi. Ty zyskasz nie tylko porządek w dokumentach księgowych, ale także wsparcie i doradztwo.
Pamiętaj, żeby sprawdzić legalność działania biura, zakres obowiązków i odpowiedzialności. Wybierając nierzetelne biuro narażasz się na niebezpieczeństwo, za które odpowiedzialność będziesz ponosił sam. Wybierając pewne biuro rachunkowe zapewniasz sobie spokój i możesz skupić się na swojej pracy i generowaniu zysków.
www.baleno.pl
