Efektywny obieg dokumentów w firmie

Zasadniczą kwestią w organizacji pracy każdego przedsiębiorstwa jest wewnętrzny przepływ informacji . Często powtarzanym błędem jest nadmierna wiara w moc dokumentów drukowanych. Przedsiębiorcy zamiast iść z duchem czasu, przetwarzać i archiwizować dokumenty w formie elektronicznej, wolą wszystko zapisywać na kartkach papieru. Nierzadko zdarza się, że na skutek złej organizacji bądź niefrasobliwości pracowników, dokumenty podczas kopiowania dostają się w ręce osób nieuprawnionych. Najczęściej zdarza się to wtedy, gdy pracownicy zapominają odebrać z drukarki powielany przez siebie materiał. Często też dokumenty w firmie krążą pomiędzy osobami, które nie są związane ze sprawą. Nie można też zapominać o tym, że drukowanie każdej kartki papieru niepotrzebnie zwiększa koszty.

– Można temu zapobiec dzięki usprawnieniu obiegu informacji w firmie i częściowej wymianie sprzętu drukującego. Konica Minolta oferuje firmom pakiet usług OPS Comfort Plus oraz ofertę nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych dla biur . Po wprowadzeniu usprawnień możliwe jest aktywne zarządzanie drukiem oraz całą flotą urządzeń drukujących – mówi Mateusz Macierzyński, kierownik produktu ds. oprogramowania i rozwiązań w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Zalety nowoczesnych rozwiązań

Właściciele firm często decydują się na zakup oddzielnych drukarek dla swoich pracowników, a jest to błąd. Zamiast nich, lepiej kupić jedno nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne o dużo większych możliwościach. Potrafi ono zastąpić kilka prostych drukarek, kopiarek i skanerów. Umożliwia wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z komputera, bez użycia papieru. Software do rozpoznawania i digitalizacji znaków potrafi też szybko przetworzyć dokumenty zapisane na papierze do formatów, które mogą być łatwo edytowalne na ekranie komputera i dalej przetwarzane w formie elektronicznej. Wszystkie te rozwiązania pozwalają na znaczną redukcję ilości papierowych dokumentów i usprawniają obieg informacji w przedsiębiorstwie. Dużo mniejsze są też koszty wydruku. Co więcej, dzięki zastąpieniu prostych drukarek nabiurkowych urządzeniami wielofunkcyjnymi możliwa jest praca w środowisku autoryzowanym i stworzenie bezpiecznego systemu zarządzania drukiem. Zastosowanie kart zbliżeniowych lub kodów PIN pozwala na identyfikację wszystkich osób pracujących w sieci i drukujących dokumenty. Dzięki temu można precyzyjnie określić ilość wykonanych przez każdego pracownika kopii oraz ich koszt.

Rozwiązania proponowane przez specjalistów dodatkowo usprawniają proces decyzyjny i pozwalają śledzić ścieżkę, jaką pokonuje każdy dokument oraz wszystkie decyzje podejmowane przez osoby, do których trafił. Specjalne aplikacje umożliwiają także stworzenie zróżnicowanych poziomów dostępu do urządzeń, gwarantują bezpieczeństwo przetwarzanych informacji, a także umożliwiają kontrolę procesu produkcji dokumentów.

Kontrolowana obsługa serwisowa

W wielu firmach problemem jest różnorodna flota drukująca . Zapewnienie serwisu i ciągłości dostaw materiałów eksploatacyjnych jest uciążliwe i bardzo kosztowne. Rozwiązaniem tych problemów jest zawarcie jednego, całościowego kontraktu na obsługę wszystkich urządzeń oraz dostawy materiałów eksploatacyjnych.

– Pakiet OPS pozwala na monitoring wszystkich urządzeń, gwarantuje automatyzację dostaw i wezwań serwisowych – zapewnia Mateusz Macierzyński. – To idealne rozwiązanie dla przedsiębiorstw, które chcą uniknąć błędów w organizacji pracy i zarządzania dokumentami.

Dzięki zastosowaniu sprawdzonych rozwiązań, możliwe jest szybkie usprawnienie przepływu informacji w firmie oraz znaczna redukcja kosztów druku nawet o kilkadziesiąt procent. Ważne jest, aby przed podjęciem decyzji o kupnie nowych urządzeń zasięgnąć rad specjalistów. Dzięki nim można zaoszczędzić tysiące złotych rocznie.