Logistyka przesyłek o krytycznym czasie dostawy

W pewnych sytuacjach standardowa logistyka okazuje się niewystarczająca. Gdy potrzebujemy przekazać pilną przesyłkę lub partię towaru do innego kraju, ratunkiem okazuje się logistyka o krytycznym czasie dostawy. Tego typu usługi świadczą jednak tylko nieliczni operatorzy.

W branży logistycznej najczęściej używa się angielskiej wersji pojęcia Time Critical Logistics Services, które można przetłumaczyć jako usługi logistyczne o krytycznym czasie dostawy. Tego typu usługi nie są oferowane w standardzie i większość firm nie korzysta z nich na co dzień. Są one bowiem przeznaczone na sytuacje szczególne, które potocznie bywają określane jako „gaszenie pożarów”.

Kiedy czas dostawy jest krytyczny?

Taka sytuacja może mieć miejsce na przykład wtedy, gdy w fabryce zabraknie ważnych podzespołów i trzeba je natychmiast dostarczyć z innej części świata. To też rozwiązanie awaryjne, gdy na jakimś zagranicznym rynku pojawił się nieoczekiwany boom na produkty danej firmy, a więc musi ona w trybie pilnym zaspokoić popyt. Krytyczny czas dostawy występuje także w sytuacjach zagrażających życiu pacjentów – czasem konieczne jest szybkie przetransportowanie urządzeń medycznych lub unikalnych leków.

Logistyka o krytycznym czasie dostawy jest więc ratunkiem wszędzie tam, gdzie przekroczenie krótkiego terminu dostawy wiąże się z dużym ryzykiem – czasem nawet zdrowotnym, ale zazwyczaj chodzi o ryzyko biznesowe. Dzięki szybkiej dostawie firma może uniknąć utraty zysków lub kar umownych za niezrealizowane na czas zamówienie.

Co wyróżnia logistykę o krytycznym czasie dostawy?

W ramach tradycyjnej logistyki usługi związane z magazynowaniem i transportem realizowane są w konkretnych godzinach i w ustalonym procedurami tempie. Zazwyczaj – w ruchu krajowym – przesyłka jest dostarczana do odbiorcy w terminie od 24 do 48 godzin. Niestety, jeśli dostawa ma trafić za granicę, tak krótki czas dostawy nie będzie możliwy w standardowym trybie.

W przypadku zleceń o krytycznym czasie dostawy wymagana jest całodobowa obsługa, często przy udziale specjalnie wyznaczonych pracowników, którzy zatroszczą się o przesyłkę na każdym etapie drogi od nadawcy do odbiorcy.

– Realizacja usługi w trybie ekspresowym odbywa się w systemie trzyzmianowym, także w weekendy.  Usługi z zakresu Time Critical Logistics  mogą dotyczyć zarówno operacji w magazynie, jak i dostaw na terenie całego świata, które realizujemy we współpracy z naszym partnerem – wyjaśnia Urszula Rąbkowska, dyrektor sprzedaży i rozwoju w firmie logistycznej XBS Group.

Pilna przesyłka musi być monitorowana na każdym etapie dostawy. Nowoczesne narzędzia informatyczne zapewniają dostęp do wszystkich informacji w ramach jednej bazy danych. W systemie można sprawdzić aktualną lokalizację oraz wszystkie wcześniejsze etapy operacji związanych z przesyłką. W niektórych przypadkach wskazane może być nawet monitorowanie temperatury.

Realizacja dostawy pod presją czasu wymaga także doskonałej biegłości w kwestiach prawnych. Przesyłki międzynarodowe o krytycznym znaczeniu czasowym wymagają specjalistycznej wiedzy w zakresie procedur celnych, przepisów i dokumentacji. Dzięki profesjonalnemu operatorowi można uniknąć opóźnień w odprawie celnej, które mogłyby wpłynąć na czas dostawy. Ważna jest także zgodność z przepisami dotyczącymi transportu, bezpieczeństwa i ochrony środowiska.

Poza tym firmy, które zajmują się przesyłkami o krytycznym czasie dostawy muszą być przygotowane nie tylko do pracy w niestandardowych godzinach, ale także mieć w zanadrzu plan awaryjny na wypadek nieoczekiwanych przeszkód, takich jak np. odwołanie samolotu z powodu pogody.

Operator logistyczny gotowy na sytuacje szczególne

W ramach usług ekspresowej logistyki wykorzystywane mogą być rozmaite rozwiązania, takie jak usługi NFO lub OBC. Co oznaczają te tajemniczo brzmiące skróty?

NFO – z angielskiego Next Flight Out – polega na ekspresowym wysłaniu przesyłki samolotem. Tego typu usługi są świadczone przez całą dobę i polegają na odbiorze paczki od klienta, przeprowadzeniu procedury celnej i nadaniu jej najbliższym możliwym lotem komercyjnym. Na lotnisku docelowym przesyłka odbierana jest przez kuriera, który zawozi ją do odbiorcy. Na terenie Europy dostawy takie są najczęściej realizowane w terminie od 24 do 48 godzin.  

OBC – z angielskiego On Board Courier – to rozwiązanie jeszcze bardziej wyjątkowe, ale czasem niezbędne, gdy mowa o towarach szczególnie cennych lub wrażliwych (np. związanych z medycyną). Usługa ta polega na wyznaczeniu kuriera, który osobiście odbierze przesyłkę, następnie będzie towarzyszył jej podczas lotu, a na koniec dostarczy do rąk wyznaczonego odbiorcy. Warto zaznaczyć, że w taki sposób transportowane mogą być jedynie małe przesyłki, które mieszczą się w bagażu podręcznym (chyba, że nadawca zgodzi się, by paczka trafiła do luku bagażowego – wtedy może być większa). OBC w wielu przypadkach pozwala dostarczyć przesyłkę do innego kraju nawet tego samego dnia.

– Jeśli zachodzi taka potrzeba, za naszym pośrednictwem klient może zlecić zarówno usługi NFO, jak i OBC. Dostępny jest również dedykowany transport drogowy, a nawet samolot taksówkowy lub helikopter. Tego typu dostawy mogą być realizowane niemal do dowolnego miejsca na świecie – mówi Urszula Rąbkowska.

Dla jakich branż ekspresowa logistyka?

Logistyka przesyłek o krytycznym czasie dostawy może dotyczyć wielu rozmaitych branż. Zdarza się, że jest wykorzystywana nawet wtedy, gdy na pokaz mody trzeba pilnie dostarczyć ubrania w rozmiarach dopasowanych do figury konkretnych modelek. Nie ważne czy chodzi o jedną sukienkę czy kilkadziesiąt. Ekspresowa logistyka może dotyczyć bardzo rozmaitych sytuacji.

Są jednak dwie branże, którym na czasie zależy wyjątkowo często.

    1) Branża medyczna – wrażliwe przesyłki z zakresu technologii medycznych szczególnie często wymagają delikatnego traktowania i muszą być dostarczane w rekordowo szybkim tempie. Ekspresowe dostawy są niezbędne do ratowania życia, zapewnienia opieki pacjentom oraz pozwalają na sprawne funkcjonowanie najbardziej wymagającym placówkom opieki zdrowotnej.

    2) Branża produkcyjna (w tym automotive) – gdy na taśmie produkcyjnej zabraknie podzespołów, spowoduje to zatrzymanie produkcji. Zakłady produkcyjne zazwyczaj nie utrzymują dużych zapasów magazynowych, a podzespoły często pochodzą z innych krajów niż ten, w którym odbywa się produkcja. Wszelkie opóźnienia w odbiorze niezbędnych komponentów mogą prowadzić do kosztownych zakłóceń.

W praktyce, z tej wyjątkowej kategorii usług logistycznych często korzystają branże związane z motoryzacją i handlem elektronicznym. Okazjonalnie z „błyskawicznej” logistyki korzystają także firmy z innych branż, szczególnie w sytuacjach, kiedy każda minuta opóźnienia zwiększa koszty finansowe, a przy tym może jeszcze prowadzić do uszczerbku na reputacji.

– Ekspresowa logistyka obejmuje nie tylko transport. Operacje realizowane w magazynach, takie jak co-packing, etykietowanie, czy przepakowywanie produktów także mogą być realizowane w takim samym trybie jak pozostałe usługi o krytycznym czasie dostawy – podkreśla przedstawicielka XBS Group.

W związku z tym Time Critical Logistics Services mogą poratować w pilnej sytuacji firmę z niemal każdej branży. Gdy wiele zależy od nieubłaganie pędzącego czasu, dobrze wiedzieć, że są już w Polsce dostępne rozwiązania zapewniające dostęp do ekspresowej logistyki.