Rocket Science 
Nadmiar biurokracji wpływa nie tylko na efektywność pracy, ale też na kondycję pracowników i stabilność zespołów – 65 proc. managerów badanych przez Factrorial przyznaje, że obowiązki administracyjne zabierały im czas wolny, a 37 proc. musiało przez nie odwołać prywatne plany. Prawie połowa – 46 proc. – poświęca ponad 5 godzin tygodniowo na zadania administracyjne niezwiązane z ich główną rolą. Wielu z nich w walce z biurokracją posiłkuje się AI, ale często są to działania indywidualne i nieskoordynowane.
Aż 70 proc. managerów uważa, że nadmiar biurokracji i papierologii odciągają ich od tego, czym naprawdę powinni się w pracy zajmować: myślenia strategicznego, kierowania zespołami i podejmowania istotnych decyzji. W przypadku 48 proc. przekłada się na to poczucie stresu, 38 proc. odczuwa frustrację, a 29 proc. przyznaje, że konieczność zajmowania się tymi kwestiami działa na nich demotywująco.
Już ¾ managerów twierdzi też, że nadmiar biurokracji przekłada się na błędy i opóźnienia w ich pracy – co 4. wskazuje, że dzieje się tak bardzo często. To dane z raportu poświęconego „syndromowi papierologii” od Factorial, wiodącej europejskiej platformy do zarządzania kadrami opartej na sztucznej inteligencji.
Koszt nadmiaru biurokracji najłatwiej policzyć w godzinach, które pracownicy na nią poświęcają. Ale dla firm rachunek jest znacznie większy. Każda godzina spędzona na jałowych ustaleniach, zbieraniu podpisów czy przepisywaniu informacji to godzina, której manager nie przeznacza na inne, istotniejsze zadania – mówi Tomasz Wykowski, Country Manager Factorial w Polsce. – Jeżeli taki sposób pracy staje się codziennością, firma płaci podwójnie: najpierw niższą produktywnością, a później frustracją i odejściami ludzi, których najtrudniej zastąpić.
Nadmiar biurokracji odbiera pracownikom czas wolny
Prawie połowa badanych managerów (46 proc.) na zadania administracyjne niezwiązane z ich główną rolą przeznacza ponad 5 godzin tygodniowo. Zamiast tego 57 proc. wolałoby zająć się wtedy pracą strategiczną, 42 proc. zainwestowałoby czas w szklenia i rozwój, 32 proc. skupiłoby się na relacjach z klientami, a 27 proc. skoncentrowałoby się na lepszym kierowaniu zespołami.
Już 65 proc. badanych managerów przyznaje, że z powodu nadmiaru zadań administracyjnych zdarzało im pracować w czasie wolnym, a 37 proc. musiało kiedyś z tego powodu odwołać prywatne plany. W przypadku 30 proc. to obciążenie doprowadziło do napięć w relacjach z bliskimi. Aż 67 proc. rozważało odejście z pracy z powodu chaotycznych, powolnych lub nadmiernie skomplikowanych procesów administracyjnych, a 22 proc. zrezygnowało właśnie z tego powodu.
Sama cyfryzacja nie rozwiązuje problemu
Okazuje się, że nadmiar pracy administracyjnej nie wynika po prostu z braku cyfryzacji firm. Już ¾ badanych managerów korzysta z dużych modeli językowych AI, takich jak ChatGPT lub Gemini. W walce z biurokracją wykorzystują ją przede wszystkim do analizy danych (57 proc. odpowiedzi), pisania raportów (48 proc.) i zarządzania korespondencją (47 proc.). Problem w tym, że w wielu organizacjach nadal są to działania indywidualne i nieskoordynowane.
Paradoks polega na tym, że nadmiar zadań administracyjnych zabiera managerom czas właśnie na te zadania, których sztuczna inteligencja nie jest w stanie przejąć: ocenę sytuacji, podejmowanie decyzji, rozmowę z ludźmi czy budowanie zespołu – zwraca uwagę Tomasz Wykowski, Country Manager Factorial w Polsce. – Dlatego cyfryzacja nie powinna polegać na dokładaniu kolejnego narzędzia do już długiej listy aplikacji. Jej sens zaczyna się wtedy, gdy upraszczamy proces i automatyzujemy to, co powtarzalne. Dopiero wtedy technologia rzeczywiście oddaje pracownikom czas na działania, w których ich wiedza i doświadczenie mają największą wartość.
Raport łączy badanie przeprowadzone na zlecenie Factorial w marcu 2026 r. wśród 206 liderów wyższego szczebla z firm zatrudniających od 50 do 1000 osób z zagregowanymi danymi operacyjnymi 15 tys. firm korzystających z Factorial.
